Cara Penggunaan Aplikasi KASIR Bagi Agency & Outlet WarungKITA

Kami menyediakan Sistem Kasir Online yang menggunakan metode scan barcode menggunakan kamera, jika Anda menggunakan Smartphone atau Tablet dalam melakukan transaksi penjualan. Keunggulan sistem kasir online ini, agency / outlet bisa jadi kasir dengan menggunakan smartphone mereka masing-masing, memudahkan dalam bertransaksi kapan saja dan dari mana saja, tanpa harus menginstal aplikasi kasir secara manual pada setiap perangkat yang digunakan.

Kami juga menegembangkan Sistem Kasir yang umum kita jumpai pada Toko / Mini Market yang menggunakan Barcode Scanner. Sistem Kasir ini dapat digunakan secara offline, namun tetap dapat terintegrasi dengan sistem manajemen stok secara online ketika ada akses internet. Dengan begitu laporan transaksi penjualan tetap dapat di akses realtime secara online. Selengkapnya bisa baca disini.

Berikut tata cara jika Anda ingin menggunakan fitur Kasir Bgai Agency & Outlet WarungKITA:

Hak Akses Login Aplikasi

• Kami akan memberikan hak akses untuk login di Aplikasi Kasir WarungKITA. Silakan install Aplikasi Outlet di SmartPhone Anda Aplikasi KASIR
• Masukkan Username & Password yang kami berikan.
• Anda akan diarahkan ke Dashboard POS warungKITA

Cetak kode barcode dan tempelkan pada kemasan produk

• Silahkan Anda buka laman DATA STOK GUDANG (Navigasi: Stok Gudang > Data Stok Gudang). Pada Tabel Data Stok, terdapat kolom tindakan dengan icon printer dan icon download.
• Icon printer tersebut diperuntukan untuk mencetak secara langsung. Dimana pencetakan kode barcode ini menggunakan Kertas Stiker HVS ukuran A6. Apabila pada setingan printer Anda belum terdapat ukuran A6, Anda dapat membuat ukuran yang disesuaikan dengan ukuran tersebut, yaitu 145 x 105 mm.
• Icon download tersebut diperuntukan untuk mengunduh gambar kode barcode untuk disimpan terlebih dahulu di perangkat komputer Anda, yang kemudian diatur bersamaan dengan kode barcode produk lainnya pada satu halaman kertas dengan Microsoft Word. Disini Anda dapat mencetak bersama kode barcode lain menyesuaikan jumlah masing-masing stok produk yang tersedia.
• Potong-potong kertas kode barcode yang telah dicetak, kemudian tempelkan pada kemasan produk yang tidak memiliki kode barcode.
• Apabila kemasan produk telah memiliki kode barcode, Anda tidak perlu lagi mencetak kode barcode. Gunakan saja kode barcode yang telah disediakan pada kemasan produk tersebut.
• Menggunakan aplikasi kasir online untuk transaksi penjualan
• Setelah login pada aplikasi Anda, silahkan buka laman KASIR TOKO (Navigasi: Kasir Toko).
• Silahkan pilih nama Konsumen yang melakukan pembelian, dengan mengeklik icon folder. Setelah itu muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Konsumen, silahkan cari dan pilih nama konsumen tersebut. Pencarian nama konsumen bisa dengan mengetik huruf pada kolom Search yang tersedia diatas Tabel Data Konsumen. Setelah ketemu, silahkan klik nama, maka kolom ID Konsumen, Nama, Alamat, Status Member akan terisi. Namun apabila ini adalah konsumen baru, maka silahkan input data konsumen pada laman INPUT KONSUMEN BARU terlebih dahulu (Navigasi: SDM > Konsumen > Input Konsumen Baru). Dan kembali ke laman KASIR TOKO untuk melakukan transaksi kembali.
• Selanjutnya, silahkan Anda pilih nama Sales yang melayani penjualan, dengan mengeklik icon folder. Setelah itu muncul pop up yang menampilkan Tabel Data Karyawan, silahkan cari dan pilih nama karyawan yang menjadi sales penjualan pada transaksi tersebut. Pencarian nama karyawan bisa dengan mengetik huruf pada kolom Search yang tersedia diatas Tabel Data Karyawan. Setelah ketemu nama yang di inginkan, silahkan klik, maka kolom sales akan terisi.
• Silahkan aktifkan kamera scan barcode pada kotak Scan Barcode, dengan mengklik tombol Request Camera Permissions, kemudian pilih kamera yang akan digunakan pada kolom Select Camera. Beberapa pilihan kamera umumnya terdapat pada perangkat atau smartphone yang menggunakan kamera depan dan belakang. Silahkan pilih salah satu, namun lebih baik memilih kamera belakang (camera 2 0, facing back) pada smartphone Anda untuk kemudahan dalam menscan barcode dan umumnya kamera belakang memiliki ukuran pixel yang lebih tinggi.
• Setelah itu silahkan klik tombol start scanning untuk memulai scan produk satu per satu. Dan arahkan kode scan produk pada kamera yang telah tersedia untuk menginput orderan nya.
• Ketika scan berhasil maka data produk akan tampil pada Tabel Rincian Belanja di ikuti dengan tanda berupa bunyi. Selain data bertambah pada Tabel Rincian Belanja, jumlah dari transaksi yang berhasil di scan akan menambah Total Belanja dan Jumlah Qty pada bagian atas laman kasir. Ini dapat terlihat dengan jelas baik oleh kasir maupun konsumen saat Anda menggunakan komputer. Dan penambahan ini bisa digunakan sebagai patokan atau tanda bahwa scan berhasil dan data produk yang dibeli telah berhasil bertambah pada tabel rincian belanja.
• Anda juga dapat melakukan input data penjualan secara manual apabila kamera scan barcode tidak berfungsi atau error, lupa menempelkan kode barcode pada kemasan produk, dan kondisi lainnya dimana penggunaan scan barcode tidak bisa dilakukan. Caranya, gulir laman kasir kebawah. Pada kolom NO. SKU silahkan klik icon folder. Setelah itu muncul pop up yang menampilkan Data Nama Barang, silahkan cari dan pilih nama barang yang sesuai. Pencarian nama barang bisa dengan mengetik huruf pada kolom Search yang tersedia diatas Tabel Data Nama Barang, bisa berupa nama produk maupun nomor SKU produk tersebut. Setelah ketemu, silahkan klik nama yang sesuai. Maka kolom No. SKU, Nama barang, Harga Jual, akan terisi otomatis. Dan Anda tinggal mengisi kolom Jumlah Order sesuai jumlah pembeliannya. Silahkan klik tombol Tambah, maka data produk akan masuk bertambah pada Tabel Rincian Belanja. Ulangi langkah ini jika diperlukan penambahan input data penjualan secara manual pada laman kasir tersebut.
• Harga yang tampil pada transaksi di laman kasir disesuaikan dengan status member tersebut. Apabila konsumen tersebut adalah Member Biasa, maka harga yang tampil adalah Harga Retail. Apabila konsumen tersebut adalah Member Reseller, maka harga yang tampil adalah Harga Reseller. Apabila konsumen tersebut adalah Member Agen, maka harga yang tampil adalah Harga Agen. Dan apabila konsumen tersebut adalah Member Distributor, maka harga yang tampil adalah Harga Distributor.
• Scan barcode maupun input manual tidak dapat dilakukan apabila data stok kosong (0). Apabila barang tersedia di rak toko atau gudang Anda, namun data stok pada aplikasi kosong, silahkan lakukan pengecekan (audit) data transaksi keluar masuk barang. Untuk melihat letak kesalahan dari proses keluar masuk stok yang terjadi. Bisa jadi, ketika Anda kulakan, lupa menginput barang masuk pada laman INPUT BARANG MASUK.
• Setelah semua dirasa cukup untuk proses scan atau input barang yang dibeli konsumen, maka Anda bisa mengecek kembali data pada Tabel Rincian Belanja, untuk dicocokan dengan jumlah barang yang telah disiapkan untuk dikemas. Apabila sudah cocok, dan konsumen menyerahkan uang pembayaran, silahkan isi kolom Uang Tunai dengan nilai uang yang diberikan konsumen, maka kolom kembalian akan terisi otomatis. Jika kolom kembalian belum terisi, silahkan klik mouse Anda pada area layar mana saja. Ini memudahkan Anda menghitung uang kembalian yang akan diberikan kepada konsumen.
• Namun apabila ada data yang tidak cocok, dan butuh pembenahan, Anda tinggal melakukan tindakan Hapus (icon tong sampah) atau Edit (icon pensil) pada data produk di Tabel Rincian Belanja. Pada tindakan edit, Anda dapat mengedit jumlah pembelian dan harga khusus yang mungkin diberikan untuk konsumen Anda.
• Kolom No. Kwitansi, Tanggal Pembelian, Nama Kasir, dan Cabang telah terisi otomatis oleh sistem.
• Sebelum mengeklik tombol Simpan, Untuk User Admin Master, silahkan ceklist kolom Tandai Sebagai Lunas, yang kemudian lanjutkan dengan menentukan Metode Pembayaran.
• Silahkan pilih Metode Pembayaran Tunai atau Transfer. Jika Anda memilih transfer, silahkan pilih No. Rekening Bank yang digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran layanan jasa tersebut.
• Setelah semua benar, selanjutnya Anda dapat menekan tombol Proses dan kemudian tekan tombol Cetak Nota untuk mencetak Struk Belanja.
• Khusus untuk Toko yang di jaga oleh Pemiliknya sendiri, sebelum mengeklik tombol Proses, disediakan kolom ceklist Tandai Sebagai Lunas. Dimana jika proses berhasil, maka Nota Kwitansi tersebut telah di anggap lunas. Sehingga tidak perlu lagi melunaskan pada laman PROSES PEMBAYARAN.
• Apabila Anda memilih Metode Pembayaran Tunai maka catatan transaksi ini juga akan tercatat otomatis pada laman KAS DI TANGAN.
• Apabila Anda memilih Metode Pembayaran Transfer maka catatan transaksi ini juga akan tercatat otomatis pada laman KAS DI BANK sesuai dengan akun Rekening Bank yang Anda pilih.

Laporan keuangan harian dari transaksi penjualan kasir online

• Setelah Anda menekan tombol Proses, status order penjualan dari laman kasir akan otomatis menjadi Terkirim, karena itu merupakan penjualan langsung tanpa melalui proses pengiriman. Data Penjualan ini akan masuk Pada laman DATA BARANG KELUAR (Navigasi: Barang Keluar > Data Barang Keluar) dengan Status Order Penjualan . Dan juga data penjualan (Nota Kwitansi) akan masuk ke laman DAFTAR PIUTANG (Navigasi: Pembayaran > Daftar Piutang) untuk dilakukan input proses pembayaran oleh Admin Keuangan setelah Admin Kasir menyetorkan laporan keuangan. Kenapa masih dianggap piutang, padahal konsumen telah membayar untuk belanjaannya? karena uang dari transaksi pembelian masih dibawa oleh Admin Kasir, dan belum dilaporkan ke Admin Keuangan.
• Untuk membuat laporan keuangan dari transaksi penjualan melalui laman KASIR TOKO ini setiap akhir sesi kerja, silahkan Admin Kasir menekan tombol History Kasir pada laman KASIR TOKO tersebut.
• Setelah Laman yang menampilkan Tabel Data Transaksi Kasir pada hari itu tampil, silahkan klik tombol End Session, maka semua Nota Kwitansi akan dikelompokan dalam satu trip laporan (Defauld Trip adalah Non Perhitungan Insentif).
• Silahkan cetak Nota Laporan Keuangan tersebut, untuk digunakan laporan keuangan kepada Admin Keuangan.
• Khusus untuk Toko yang di jaga oleh Pemiliknya sendiri, sebelum mengeklik tombol End Session, disediakan kolom ceklist Simpan Insentif. Dimana jika itu di isi, Anda akan diarahkan ke laman INPUT INSENTIF. Silahkan scroll kebawah, dan klik tombol Simpan Insentif, maka data pembagian insentif (jika ada), omset, dan laba rugi akan masuk pada lamannya masing-masing. Sehingga Anda tidak perlu lagi membuka laman INPUT INSENTIP PER TRIP untuk menyimpan insentif.

Cara menggunakan printer POS untuk aplikasi kasir online

• Untuk aplikasi kasir WARUNG KITA, Anda dapat menggunakan Printer Kasir POS Thermal yang dilengkapi Bluetooth dengan kertas rol lebar 58 mm.
• Apabila Anda menggunakan komputer, maka Anda bisa menginstal driver yang biasanya disertakan dalam paket pembelian printer tersebut, di perangkat komputer yang Anda gunakan. Anda bisa menghubungkan printer dengan komputer melalui kabel konektor USB yang juga telah disertakan dalam paket pembelian.
• Apabila Anda menggunakan smartphone Android Anda dapat mengunduh aplikasi RawBT di Google Play Store untuk mengkoneksikan smartphone Anda dengan printer POS Kasir melalui Bluetooth. Setelah aplikasi terinstal, Anda dapat membuka aplikasi tersebut. Silahkan klik tombol Konfigurasi, setelah masuk laman konfigurasi, silahkan klik Parameter Koneksi / Printer Bluetooth dengan memilih perangkat yang terhubung: RPP02N. Silahkan isi angka 0000 atau 1234 jika muncul pop up yang meminta kode pin dalam menghubungkan koneksi Bluetooth. Dan untuk pengaturan yang lainnya bisa di biarkan saja (default).
• Sampai disini printer siap digunakan untuk mencetak Nota Struk Belanja.
• Namun saat Anda melakukan Cetak Nota, akan muncul laman Print Preview. Jika ini adalah pertama kali Anda menggunakan printer tersebut, silahkan pilih jenis pencetakan dengan mengeklik RawBT RPP02N, dan silahkan atur ukuran kertas dengan memilih 58mm Roll Long. Atau pilih ukuran printer (kertas) sesuai printer yang digunakan (58mm Roll/ 80mm Roll/ 110mm Roll).
• Setelah settingan tersebut benar, maka setiap kali laman Print Preview muncul setelah Anda klik tombol Cetak Nota, maka Anda tinggal klik tombol icon Printer untuk mencetak Nota Struk Belanja.